Zomaar een vraagje.

Enig idee hoeveel tijd een medewerker gemiddeld kwijt is aan het opzoeken van informatie in de eigen systemen en aan het geschikt maken voor een nieuw document?

Nee? Nou, niet schrikken,…. Komt-ie: zo’n twee uur per dag!

 

Unit4, wereldwijd producent en leverancier van standaardbedrijfssoftware, heeft onderzoek laten doen naar het uitvoeren van administratieve, repetitieve taken zoals het verzamelen en invoeren van data. Dat onderzoek onder vijftienhonderd werknemers in elf landen – waaronder VS, Duitsland en Nederland – wijst uit dat de gemiddelde medewerker met dit werk zo’n 552 uur per jaar bezig is: 69 volle werkdagen! Oeps…

 

‘Of was het toch de e-schijf…?’

We zijn dus zo’n kwart van onze werktijd bezig om informatie te verzamelen en in te passen in een nieuw document. Informatie die we niet zo snel kunnen vinden: ‘ik had dat toch op de c-schijf gezet? Of wacht… was het toch de e-schijf? En dat document stond toch gewoon onder ‘Data’? Of was het onder ‘Documenten’? Jeetje, wie heeft het nou onder ‘Offertes’ gezet?’

 

Collega’s storen

Twee uur per dag. Ook om dat nieuwe document in lijn te brengen met de huisstijl van het bedrijf. En dan hebben we het nog niet over de tijd die gemoeid is met het storen van collega’s: ‘Weet jij waar ik dat document kan vinden?’ ‘Kan jij dat voor me opzoeken?’ ‘Begrijp jij waarom die printer het niet doet?’ En met het controleren of dat copy/paste wel goed is gegaan, of de gegevens wel kloppen, het herstellen van fouten, het maken van nog maar eens een printje…

Twee uur per dag, die de medewerker beter kan inzetten voor werk waarin zijn kwaliteiten beter tot hun recht komen.

 

Waardevol

Dat moet eenvoudiger kunnen, zou je denken.

En dat kan gelukkig ook.

Een van de meest waardevolle ontwikkelingen op het gebied van kantoorautomatisering is het gebruik van documentcreatieprogramma’s. Programma’s die ervoor zorgen dat in documenten op het juiste moment en op de juiste plaats gebruik gemaakt wordt van de juiste informatie en gegevens. Zo’n documentcreatieprogramma

  • biedt de gebruiker de keuze tussen verschillende documentsoorten: contract, brief, offerte of wat dan ook,
  • vraagt één of twee gegevens (bijvoorbeeld een naam of klantnummer),
  • selecteert voor dàt document vervolgens alle nodige gegevens – maar ook alleen díe gegevens! – automatisch uit het CRM-systeem en zet ze op de juiste plaats,
  • kiest de juiste template, keurig in de enige goede huisstijl,
  • vraagt om het invullen van de unieke variabelen,
  • zorgt dat het document met zijn metadata veilig digitaal wordt opgeborgen en zeer snel terug te vinden is in het documentmanagementsysteem (DMS),
  • zorgt voor een logische link met andere programma’s (workflowmanagement, voorraadbeheer, HRM, enzovoort) en de meest actuele gegevens,
  • garandeert dat zo’n document er gewoon gelikt en uniform uitziet (wedden dat de offerte die het beste toont ook de meeste kans maakt?).

 

Dertig programma’s gekoppeld

Documentaal heeft zo’n documentcreatieprogramma: dStyle 365. Dat kan koppelen met ruim dertig verschillende bedrijfssoftwareprogramma’s; een aantal dat snel groeit omdat onze klanten vragen naar méér koppelingen en wij daar graag aan voldoen. Een programma dat afrekent met de efficiency-killers die elke medewerker, elke onderneming kent (denkt u nog even aan die twee uur efficiency-verlies per dag?).

 

‘Wat zal ik nu eens gaan doen?’

In gesprekken met medewerkers van onze opdrachtgevers komen we vaak eenzelfde ervaring tegen: ‘voorheen holde ik de benen onder m’n lijf vandaan en had ik het gevoel dat het werk nooit af was. Tegenwoordig heb ik het idee dat ik om 3 uur klaar ben met mijn werk en denk ik: wat zal ik nu eens gaan doen?’

Nou…  nuttiger werk verrichten waarin de kwaliteiten van die medewerker nu eens werkelijk tot hun recht komen! Dat is de winst die een documentcreatieprogramma biedt.

Pure efficiencywinst, dus.