Eigenlijk was Den Hollander Advocaten helemaal niet op zoek naar een documentcreatieprogramma zoals LegalWord.

‘We zijn overgestapt op een nieuw DMS- en CRM-systeem, respectievelijk DMSforLegal en ContactManager, beide van Epona,’ zegt mr. Marijn Trouwborst, ‘Epona heeft ons toen voorgesteld ook over te stappen op LegalWord. De toepassingen en mogelijkheden die het programma biedt, waren voor ons dermate aantrekkelijk dat we besloten LegalWord in de dagelijkse praktijk te gebruiken.’

Gerespecteerd

Den Hollander Advocaten in Middelharnis is een alom gerespecteerd kantoor. Sinds de oprichting in 1934 is het kantoor gespecialiseerd in de agrarische sector. Inmiddels heeft het kantoor met dertig medewerkers, onder wie elf advocaten, zijn expertise uitgebreid naar een groot aantal gebieden op bestuursrechtelijk en civielrechtelijk terrein.

Marijn: ‘We kennen veel duurzame relaties en hebben een goede reputatie in verschillende sectoren. Ons kantoor kenmerkt zich door Hollandse nuchterheid. Deze nuchterheid, alsook de breedte in en kwaliteit van ons dienstverleningsaanbod maakt ons een aantrekkelijk adviseur voor cliënten.’

Mooie toepassing

Marijn is als vertegenwoordiger van het advocatenkantoor direct betrokken geweest bij de implementatie van LegalWord. ‘Ik wist van het bestaan van dergelijke programma’s. Toen ik zag hoe snel en efficiënt LegalWord werkt, was ik wel enigszins verrast. Het is een mooie toepassing die ons in staat stelt veel sneller te werken dan voorheen, mede dankzij de naadloze koppeling met onze systemen.’

Fout op fout

Voorheen, zegt Marijn, gebruikte Den Hollander Advocaten een DMS-systeem en een afzonderlijk, niet aan het DMS-systeem gekoppelde templatestructuur. ‘Dat systeem vroeg meer handelingen om tot eenzelfde resultaat te komen. We moesten elke keer gegevens opnieuw invoeren of een oud document opnieuw gebruiken. Dat laatste leidt ertoe dat als je een fout maakt in een template die fout telkens weer blijft terugkomen. Je stapelt fout op fout.’

Dat is nu verleden tijd. ‘LegalWord dwingt verder uniformiteit af. Content wordt gepresenteerd in bepaalde standaarden, met een uniforme lay-out en presentatie. Het programma leidt je stap voor stap door het proces en doet dat veel sneller en efficiënter dan voorheen.’

Intelligentie

De koppeling met DMSforLegal leidt tot logische en volledig gedocumenteerde dossiers, en het snel kunnen terugvinden van informatie. ‘Dat werkt uitstekend. Dat is te danken aan de intelligentie die in dit systeem is ingebouwd. Alles is meer geordend, overzichtelijker en gebruiksvriendelijker.’

LegalWord wordt door Marijn en de dertig medewerkers van het kantoor omarmd. ‘Gebruiksvriendelijk, snel en efficiënt werken, een nette presentatie van de content. Het systeem werk veel efficiënter dan de ‘kale’ Word. Het werkt allemaal een stuk eenvoudiger.’

Eindeloos

Inmiddels zijn er vele nieuwe sjablonen aan LegalWord toegevoegd en zullen er meer volgen. ‘Het is een programma dat eindeloos gebruiksmogelijkheden biedt. Prettig is dat we die maar kenbaar hoeven te maken bij Documentaal en er wordt meteen werk van gemaakt. De samenwerking is super.’

En die samenwerking zal de komende tijd intensief zijn, verwacht Marijn. ‘We hebben nog vele andere gestandaardiseerde templates en modellen die we in LegalWord willen bouwen. We willen nu doorpakken.’