Elke organisatie van enige omvang kent het probleem – nou, zeg maar problemen – als we het over de papierstroom hebben. Zullen we even enkele op een rijtje zetten?

  • Een huisstijl die binnen elke afdeling een compleet onafhankelijk leven leidt.
  • Documenten die ooit opgeslagen, maar nu onvindbaar zijn.
  • Twijfel over de status van een document: is dit nou wel de laatste versie??

Jeetje… wie zei ook alweer dat automatisering alleen maar winst bracht?

Jazeker doet automatisering dat! Natuurlijk maakt de digitalisering het werken veel eenvoudiger! Net zo goed als de overstap van ganzenveer naar kroontjespen, van vulpen naar typemachine en van typemachine naar tekstverwerker stappen waren op weg naar de vervolmaking van Het Document.

En nu zetten we met documentcreatie een volgende stap: een rapport, brief, of memo rapport dat min of meer zichzelf produceert. Hoe gemakkelijk wil je het hebben?
Je moet natuurlijk wel gebruik maken van de mogelijkheden die er zijn. Zoals van een slimme applicatie voor documentcreatie in combinatie met een uitstekend documentmanagementsysteem. Piece of cake, toch?

Als we je – in het kort – uitleggen hoe een programma voor documentcreatie werkt, komen de voordelen ervan vanzelf bovendrijven. Als voorbeeld nemen we even ons eigen programma dStyle.

  1. Je werkt gewoon in Microsoft Word, waarin dit programma is geïntegreerd.
  2. Je kiest het soort document dat je wilt maken: brief, rapport, memo, e-mail, aanmaning, contract, noem maar op.
  3. Het programma vraagt je om enkele variabelen: naw-gegevens, een dossiernummer, wat dan ook. Uit het CRM worden vervolgens automatisch alle overige relevante gegevens naar boven gehaald.
  4. Je kiest uit Tekstfragmenten de alinea’s – maar ook fragmenten die uit tientallen pagina’s kunnen bestaan – die jij in het document wilt gebruiken. En natuurlijk kun je het document op alle plekken aanvullen met tekst die je ter plekke via je toetsenbord invoert.
  5. Je voegt uit het dossier eventueel bijlagen toe. Dossier? Jazeker! Het programma zorgt ervoor dat je alle documenten (ook alle e-mails!) die betrekking hebben op die betreffende zaak direct bij de hand hebt.
  6. Eventueel print je je document, maar dan wel gebruikmakend van de enige juiste printer, met het juiste papier.
  7. En tenslotte sla je het document op. Nou, eigenlijk doe jij dat niet, maar het programma zelf, dat aan de hand van metadata precies weet in welk dossier het geplaatst moet worden.
  8. En als dan je collega of jijzelf een volgende keer weer verder gaat in dit dossier, tik je een paar kenmerken in en hup, het hele dossier staat direct tot je beschikking.

De voordelen? Laten we die ook maar even op een rijtje zetten; de nummers hierboven en hieronder corresponderen met elkaar.

  1. Niks moeilijk doen, gewoon lekker tikken in Word, ongetwijfeld jou – en bijna iedereen – bekend.
  2. Ze zitten er allemaal in! Jij hoeft je niet meer bezig te houden met de opmaak en vormgeving van het document, dat wordt voor je gedaan! Het programma kiest precies die indeling, dat lettertype, die marges die horen bij dat document.
  3. Al snel herkent het programma de uniciteit van de gegevens die jij invoert. Een brief? Postcode en huisnummer is al genoeg om te weten dat het een brief voor meneer Janssen in Oosterwijtwerd (waar ligt dat nou weer?) is. Alle overige gegevens worden er meteen bijgehaald.
  4. Je hoeft dus niets meer te knippen en te plakken uit vorige documenten. Daarin schuilt altijd het gevaar dat je een verouderd document gebruikt. Of dat je de privacygegevens van een ander persoon mee kopieert (oeps!). Of een verkeerde huisstijl overneemt. Of… wat dan ook. Niet doen, dus!
  5. Lekker he, alle relevante stukken direct voor je neus. Je hoeft nergens meer naar te zoeken, je ziet zelfs de laatste e-mails, je bent helemaal up to date als het om dit dossier gaat. Je kunt gelijk anticiperen op de laatste ontwikkelingen, want die worden direct aan het dossier toegevoegd.
  6. Het programma weet dat je voor een brief printer A papierlade 3, en voor een rapport printer B papierlade 2 moet gebruiken. Bespaart jou een hoop irritatie (wéér dat rapport op gewoon briefpapier! #$%^*()!!!*)
  7. Jij hoeft niet meer te bedenken welke schijf, welke directory, welke subdirectory, welke sub-subdirectory, enzovoort, enzovoort, enzovoort, je moet gebruiken. Het systeem slaat het document op de enige plek op waar iedereen die het systeem gebruikt het vervolgens met het grootste gemaakt weet te vinden. Want dat doet het systeem wel voor hem!

Do we need to say more??

We hebben het al eerder in een vorige blog genoemd, maar toch nog maar even: Enig idee hoeveel tijd een medewerker gemiddeld kwijt is aan het opzoeken van informatie in de eigen systemen en aan het geschikt maken voor een nieuw document? Nee? Nou, niet schrikken,…. Komt-ie: zo’n twee uur per dag! En dat zijn nou niet bepaald de uurtjes die jij ‘fijn’ gewerkt hebt!
Maar gelukkig is daar na de ganzeveer, de vulpen, de typemachine en de tekstverwerker… het documentcreatieprogramma!
Wil je zien hoe dat werkt? Neem contact met ons op, we zullen je het graag demonstreren!