Een béétje organisatie kan niet zonder een Document Management Systeem (DMS). De papieren documentenstroom neemt af, de digitale versie groeit alleen maar en dreigt af en toe buiten zijn oevers te treden. Om dat te voorkomen én om die digitale documenten veilig, vindbaar en bruikbaar voor de organisatie te houden, is een DMS een must.

Documentcreatie

Het Document Management Systeem is een van de drie musketiers die jouw organisatie – noem haar koning Lodewijk XIII – verdedigen tegen administratieve chaos. Als het DMS de rol van Athos op zich neemt, wordt die van Porthos vertolkt door het CMS (Client Management Systeem) en die van Aramis door het Document Creatie Systeem, zoals dStyle.

Happy end!

Met z’n drieën zorgen ze ervoor dat de complete ‘papieren’ organisatie, zeg maar de hofhouding van het koninklijke bedrijf, op rolletjes verloopt. En wat moeten we dan met de rol van d’Artagnan, de knappe vierde musketier? Nou, laat dat de medewerker zijn die met kennis, kunde en kwaliteiten de administratieve organisatie van het bedrijf ook werkelijk inhoud geeft.
Heerlijk, dat soort metaforen. En ja, het verhaal van De Drie Musketiers kent een happy end: de valse kardinaal Richelieu die chaos probeert te ontketenen, wordt verslagen. Leve de koning!

Van goeden huize

Om die kroon van het bedrijf te kunnen verdedigen, moet Athos – het DMS dus – wel van goeden huize komen. Het moet ervoor zorgen dat de waardevolle informatie die in documenten is opgeslagen op het juiste moment op de juiste plaats door de juiste personen kan worden ingezien.
Hoe doet zo’n DMS dat nou?

Metadata

Bij het digitaliseren krijgt een document metadata mee. Metadata zijn de wapens – zwaarden, strijdbijlen, hellebaarden! – om de strijd met chaos aan te gaan. Het zijn gegevens die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven; het zijn dus eigenlijk data over data.
De metadata geven bijvoorbeeld informatie over de auteur, de datum waarop het document gemaakt is, het aantal pagina’s, de historie van aanpassen, raadplegen en gebruiken, enzovoort.
Op basis van die metadata worden koppelingen gelegd met andere documenten, met personen die het document hebben ingekeken, met wijzigingen die in het document zijn aangebracht, en nog veel meer zaken die elk document in feite een eigen karakteristiek geven.

Relaties

Op basis van die metadata legt een document relaties met andere gegevens, met andere documenten; het weet welke personen toegang mogen hebben, nee, móeten hebben tot die informatie. Het document wordt automatisch opgeslagen en, op het moment dat een daartoe bevoegd gebruiker zoekt naar die informatie, net zo automatisch weer opgeroepen. En dat gebeurt ook met alle andere documenten waarmee het een relatie heeft.

Voordelen

De voordelen die een goed DMS biedt, zijn enorm. We noemen er een paar. Geen tijd meer verloren laten gaan met zoeken en opslaan van documenten. Toegang tot gegarandeerd de laatste versie van een document voor iedereen die met dat document werkt. Alle informatie die betrekking heeft op een bepaald onderwerp, dienstverlenging, product en dossier direct beschikbaar. Medewerkers die niets van doen hebben met die informatie worden er ook niet mee lastiggevallen.

Perfecte samenwerking

Documentaal heeft uiteraard een DMS voor zijn klanten beschikbaar: dStyleDMS. Het grote voordeel van dit Document Management Systeem is de perfecte samenwerking met het Document Creatie Systeem dStyle365. Zo’n samenwerking mag je verwachten van twee producten die uit hetzelfde laboratorium voortkomen.
Maar dStyleDMS functioneert ook uitstekend als stand alone DMS met andere applicaties. En het kan ook prima uit de voeten met welk ander Document Creatie Systeem (en CRM!) dan ook. Daar zorgen de medewerkers van Documentaal wel voor. Zij hebben inmiddels de geruisloze samenwerking van dStyleDMS met vele tientallen niet-Documentaal-applicaties tot stand gebracht.

Winstgevendheid

DMS zorgt voor een ordentelijk verloop van het complete administratieve proces. Het levert een belangrijke bijdrage aan de efficiency en daarmee de winstgevendheid van het bedrijf. Voor elke organisatie is het zaak te voorkomen dat administratieve wanorde de productie frustreert.
Kies daarvoor wel het juiste middel. Je kunt nu eenmaal beter met een van De Drie Musketiers Richelieu buiten de deur houden dan met Don Quichot vruchteloos tegen windmolens vechten….