De digitalisering van de correspondentie maakt ons (zakelijk) leven een stuk eenvoudiger. De tijden van de tikmachine, tipp-ex en fax liggen ver achter ons. Ook de handtekening maakt een reis door de tijd. De dop hoeft niet meer van de vulpen om een akkoord aan de inhoud van een document te geven. De digitale handtekening heeft de onvoorwaardelijke, bindende en wettelijke kracht die gelijk staat aan de papieren ondertekening.

De digitale handtekening vraagt om een strikte, waterdichte organisatie. Want, om een voorbeeld te noemen, zijn de ondertekenaars inderdaad de personen die het document moeten ondertekenen? Hoe weet iedereen dat hij of zij de enige juiste versie van het betreffende document onder ogen heeft? En wie garandeert dat, na het plaatsen van de handtekening, de inhoud van het document niet alsnog wijzigt?

Integriteit

De garanties die hier gevraagd worden, moeten het documentmanagementsysteem en het daaraan gekoppeld digitale handtekening-protocol geven. Het DMS regelt de integriteit van het voorgelegde document: ja, dit is de laatste versie en nee, er zal niet meer aan de inhoud getornd worden. De authenticiteit van het document is vastgelegd, gecertificeerd en daarmee gewaarborgd.

Geruisloze samenwerking

Documentaal, dat bedrijven ondersteunt met documentcreatie en documentbeheer, koppelt haar eigen documentmanagementsysteem dStyle aan het digitale ondertekeningplatform van ValidSign. De geruisloze samenwerking tussen deze twee organisaties zorgt voor de volledige controle over de authenticiteit en integriteit van documenten, en over de autorisatie en identificatie van bevoegde personen voor ondertekening. Na ondertekening worden de documenten en de handtekeningen automatisch en zorgvuldig gearchiveerd op een dusdanige wijze dat deze binnen no time weer zijn terug te vinden.

Drie niveaus

Digitale handtekeningen onderscheiden we in drie niveaus.

De eerste is de gewone, niet-gekwalificeerde elektronische handtekening: een e-mailbericht waar jouw naam of gescande handtekening onder staat. Zolang het om niet-juridische documenten gaat, volstaat deze.

Het derde niveau, de gekwalificeerde elektronische handtekening, is bedoeld voor rechters, notarissen, advocaten en andere ambtsdragers. Hun identiteit wordt vooraf persoonlijk door een notaris vastgelegd.

Het tweede niveau betreft de digitale handtekening die rechtskracht heeft, bijvoorbeeld die onder een overeenkomst, een officiële brief, een verklaring of andere document van dien aard wordt geplaatst. De geavanceerde elektronische handtekening is persoonsgebonden. Daar zorgt de certificatiedienstverlener, een zogenoemde Trusted Third Party (TTP) voor. De verificatie dat jij de persoon bent die je zegt dat je bent, is door deze partij via allerlei scripties en codes gewaarborgd. DMS’en en digitale handtekeningplatforms richten zich vooral op dit niveau.

Fenomenale winst

De winst die het werken met digitale handtekeningen kan opleveren, is fenomenaal. Waar ondernemingen dagen, zo niet weken nodig hebben om alle benodigde handtekeningen onder een papieren document geplaatst te krijgen (denk eens aan internationaal georiënteerde bedrijven: FedEx spint er garen bij…), vraagt de digitale handtekening een paar minuten.

Elke ondertekenaar kan zijn handtekening zetten op een locatie en op een tijdstip dat hem uitkomt. Of het nu vanachter zijn bureau in het kantoor in Amsterdam Zuidoost is, of vanaf zijn vakantieadres op de Bahama’s, zolang hij maar een smartphone of andere device tot zijn beschikking heeft, kan hij zijn handtekening zetten (en hoeft er niemand op hem te wachten).

Tenslotte maakt het niet uit hoeveel mensen moeten ondertekenen: twee, tien, driehonderd? Geen enkel probleem. De digitale ondertekening is niet aan aantallen gebonden. En die ondertekenaars kunnen het allemaal op hetzelfde moment doen; kom daar eens om bij een papieren versie!

Eén voorwaarde

De digitale handtekening is in het huidige zakenleven en dienstverlening niet meer weg te denken. Er is één voorwaarde. Probleemloos werken met de digitale handtekening, waar rekening wordt gehouden met alle juridische regels en privacy-verordeningen, vraagt om een documentmanagementsysteem dat deze zorgvuldigheid kan waarmaken.

 

Reinoud Wouters,
partner Documentaal.

 

Wilt u reageren op deze blog? Graag! Stuur uw commentaar via e-mail naar rewo@documentaal.nl