Een van de krachten van een documentcreatiesysteem is het – volautomatisch! – consistent toepassen van de huisstijl van de organisatie. Logo, lay-out, typografie, kleur, vorm: alle elementen worden op de enige juiste wijze gepresenteerd. 

Maar waarom is dat zo belangrijk? 

Laten we een paar (overduidelijke) voorbeelden noemen:

Als je die twee gekrulde, rode hoofdletters C ziet – waarvan de eerste met een lange sleep onder het eerste woord en de tweede met een lange sleep boven het tweede woord -, dan weet je dat je Coca-Cola in de hand hebt. Als die twee C’s niet rood maar blauw zijn, gedrukt in een strak lettertype, zonder slepen, zou je dat blikje dan ook herkennen als Coca-Cola? Waarschijnlijk niet. Je zou het schap in de winkel voorbijlopen.

Als je die gele M met die paraboolbogen ziet, dan weet je dat je een McDonald’s passeert – of nadert, als je de afslag neemt omdat je in een Big Mac wilt happen. Als die M niet geel, maar paars is, gezet in een dikke gotisch lettertype, zou je de afslag dan ook nemen? Je zou niet eens weten dat je een McDonald’s voorbijrijdt.

Afstand

Ziehier de kracht, en daarmee de waarde van een consistent toegepaste huisstijl. De herkenbaarheid van het merk is enorm. Van meters afstand zie je Coca-Cola in het schap, vanaf kilometers afstand zie je de McDonald’s.

Die huisstijl staat voor de kwaliteiten die jouw bedrijf wil laten zien, die jouw organisatie vertegenwoordigt. De huisstijl roept een emotie op bij de afnemer. Een emotie die hij associeert met kwaliteit, innovatie, betrouwbaarheid, zakelijkheid, of wat dan ook. En als je die huisstijl nou maar consequent gebruikt, zal de herkenbaarheid onmiskenbaar groot zijn. De klant of relatie ziet jouw organisatie, en denkt aan de kwaliteiten die hij jouw bedrijf toedicht.

Consistent

Gelukkig hoef je geen multinational te zijn om te profiteren van de kracht van de huisstijl. Voor elke organisatie, groot en klein, gaat die vlieger op. Maar dan moet die presentatie van de huisstijl wel goed, consistent zijn. Het logo niet rechts-, maar linksboven op de eerste pagina. Niet de Times Roman, maar de Helvetica als broodletter. Niet enkele regelafstand, maar anderhalf. Zelfs de marges links en rechts zijn van invloed op de huisstijlbeleving, en daarmee de emotie die zij oproept.

Met die huisstijl moet dan ook niet worden gerommeld. En daar zit ‘m nou net de kneep.

Interpretatie

Bij vele organisaties gaat dat mis. Afdelingen van grote bedrijven die deze zaken niet centraal sturen, willen weleens hun eigen ‘interpretatie’ aan de huisstijl geven. Niet omdat ze daar bewust voor hebben gekozen, maar omdat ze het logo niet zo snel konden vinden toen ze ‘m nodig hadden. Of omdat iemand nog wel van een oude brief, opgeslagen op een usb-stick die in de la lag, de kenmerken kon kopiëren. Dat die huisstijl de afgelopen tien jaar al drie keer was geactualiseerd, tsja…

Zo zijn er legio voorbeelden te geven hoe huisstijlen een eigen leven gaan leiden. En daarmee krijgt een bedrijf opeens meerdere gezichten. De uniforme uitstraling van de organisatie neemt af, de beleving van de ‘ontvanger’ wordt nét even anders… En dat is nou net wat je als organisatie niet wilt.

Automatisch toepassen

Een documentcreatiesysteem zorgt ervoor dat die verscheidenheid niet meer kan optreden. Hoe dan? Door eenvoudig aan elk document de juiste huisstijl te koppelen. De regels zijn centraal – al dan niet in the cloud – opgeslagen en worden automatisch toegepast. De opsteller wordt aan de hand genomen om stap voor stap de variabele data in het document te tikken en het systeem zorgt voor de uniforme uitvoering. Dus geen knip- en plakacties meer van korrelige logo’s of teksten opgemaakt in Comic sans.

Naadloos

Documentaal heeft met dStyle365 een krachtig documentcreatiesysteem op de markt gebracht. Met het simpele menu, dat volledig opgaat in Word, kun je eenvoudig al je documenten opstellen. dStyle 365 zorgt vervolgens voor de juiste lay-out en opmaak, met een perfect document als resultaat. Keurige presentatie van documenten in een en dezelfde stijl en uitvoering. Dat tekent de kwaliteit van de organisatie. Dat tekent de zorg waarmee de organisatie communiceert.

Meer voordelen

Dat is nog maar één voordeel dat een documentcreatiesysteem met zich meebrengt. Want we hebben het nog niet gehad over de tijdwinst die het systeem met zich meebrengt, het voorkomen van het foutgevoelige ‘knippen/plakken’ uit vorige documenten, het gelijktijdig kunnen (samen)werken in één document, de verfijnde opslagmethode met een zeer snelle zoekfunctie, de automatische opslag van gerelateerde documenten en e-mailberichten in het juiste dossier, enzovoort, enzovoort…..